ISO 37001:2025 – Σύστημα Διαχείρισης κατά της Δωροδοκίας
Το ISO 37001:2025 είναι το διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο που καθορίζει τις απαιτήσεις και παρέχει καθοδήγηση για την ανάπτυξη, εφαρμογή, διατήρηση και συνεχή βελτίωση ενός Συστήματος Διαχείρισης κατά της Δωροδοκίας. Μπορεί να εφαρμοστεί από κάθε οργανισμό, ανεξάρτητα από το μέγεθος, τον κλάδο ή το αν ανήκει στον ιδιωτικό, δημόσιο ή μη κερδοσκοπικό τομέα.
Στην πράξη, βοηθά την επιχείρηση να αναγνωρίζει πού και με ποιον τρόπο μπορεί να προκύψει κίνδυνος δωροδοκίας, να εφαρμόζει αναλογικούς ελέγχους, να αξιολογεί συνεργάτες και συναλλαγές, να εκπαιδεύει το προσωπικό και να διαθέτει ασφαλείς μηχανισμούς αναφοράς, διερεύνησης και αντιμετώπισης περιστατικών.
Η πιστοποίηση ISO 37001 δεν εγγυάται ότι δεν θα συμβεί ποτέ περιστατικό δωροδοκίας ούτε απαλλάσσει την επιχείρηση ή τα στελέχη της από τις νομικές τους ευθύνες. Επιβεβαιώνει ότι ο οργανισμός έχει αναπτύξει ένα τεκμηριωμένο και αναλογικό σύστημα πρόληψης, εντοπισμού και ανταπόκρισης, βασισμένο στους πραγματικούς κινδύνους των δραστηριοτήτων του.
Σε ποιους απευθύνεται;
Το ISO 37001 είναι κατάλληλο για οργανισμούς που συνεργάζονται με δημόσιους φορείς, συμμετέχουν σε διαγωνισμούς, χρησιμοποιούν αντιπροσώπους, διανομείς ή μεσάζοντες, λειτουργούν σε πολλές χώρες, πραγματοποιούν χορηγίες και δωρεές ή διαχειρίζονται σύνθετες προμήθειες και εγκρίσεις. Είναι εξίσου χρήσιμο για μικρότερες επιχειρήσεις που θέλουν να προστατεύσουν τη φήμη τους και να αποδείξουν σε πελάτες και συνεργάτες ότι λειτουργούν με διαφάνεια και ακεραιότητα.
Η πραγματική αξία του ISO 37001 δεν περιορίζεται στην ύπαρξη μιας Πολιτικής κατά της Δωροδοκίας. Ένα σωστά σχεδιασμένο σύστημα μετατρέπει τη δέσμευση για ακεραιότητα σε συγκεκριμένες αρμοδιότητες, ελέγχους, εγκρίσεις και αποδεικτικά στοιχεία που λειτουργούν στην καθημερινή πράξη.
- Περιορισμός κινδύνου δωροδοκίας – Συστηματική αναγνώριση και αντιμετώπιση καταστάσεων που μπορούν να εκθέσουν την επιχείρηση, τα στελέχη ή τους συνεργάτες της σε περιστατικά δωροδοκίας.
- Οργανωμένη συμμόρφωση – Δομημένη παρακολούθηση των εφαρμοζόμενων νομικών, κανονιστικών, συμβατικών και εσωτερικών απαιτήσεων κατά της δωροδοκίας.
- Κουλτούρα ακεραιότητας – Σαφής δέσμευση της Διοίκησης, καθορισμένες αρμοδιότητες, εκπαίδευση και ενίσχυση υπεύθυνης συμπεριφοράς σε όλα τα επίπεδα.
- Έλεγχοι συναλλαγών και εγκρίσεων – Κατάλληλοι οικονομικοί και μη οικονομικοί έλεγχοι για πληρωμές, προμήθειες, προσλήψεις, δώρα, φιλοξενία, δωρεές, χορηγίες και άλλες ευαίσθητες διαδικασίες.
- Αξιολόγηση συνεργατών – Δέουσα επιμέλεια σε αντιπροσώπους, διανομείς, συμβούλους, προμηθευτές, υπεργολάβους και άλλους συνεργάτες ανάλογα με τον κίνδυνο που παρουσιάζουν.
- Ασφαλής αναφορά και ανταπόκριση – Μηχανισμοί εμπιστευτικής αναφοράς ανησυχιών, προστασία από αντίποινα και οργανωμένη αξιολόγηση, διερεύνηση και αντιμετώπιση περιστατικών.
- Προστασία φήμης και εμπιστοσύνης – Ενίσχυση της αξιοπιστίας απέναντι σε πελάτες, εργαζομένους, επενδυτές, συνεργάτες, δημόσιους φορείς και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.
- Υποστήριξη νέων συνεργασιών – Ισχυρότερο πλαίσιο προεπιλογής και αξιολόγησης σε συμβάσεις, διεθνείς συνεργασίες και διαγωνισμούς όπου εξετάζονται η ακεραιότητα και τα μέτρα συμμόρφωσης.
- Από τη δήλωση μηδενικής ανοχής σε ένα ελέγξιμο σύστημα ακεραιότητας – Μια γραπτή πολιτική από μόνη της δεν αρκεί. Το πρότυπο απαιτεί η δέσμευση κατά της δωροδοκίας να μεταφράζεται σε αξιολόγηση κινδύνων, δέουσα επιμέλεια, ελέγχους, εκπαίδευση, αναφορές και διορθωτικές ενέργειες που μπορούν να αποδειχθούν στην πράξη.
Η μεθοδολογία συνεργασίας της ILIS CONSULTING. Η ανάπτυξη του συστήματος πραγματοποιείται σε διαδοχικά και ξεκάθαρα στάδια. Η μεθοδολογία μας ξεκινά από τις πραγματικές συναλλαγές, τις σχέσεις με τρίτα μέρη, τα σημεία λήψης αποφάσεων και το περιβάλλον δραστηριοποίησης της επιχείρησης, ώστε τα μέτρα να είναι αναλογικά, εφαρμόσιμα και ουσιαστικά.
- Αρχική αξιολόγηση και χαρτογράφηση – Καταγράφουμε τη δομή, τις δραστηριότητες, τις συναλλαγές, τις εγκρίσεις, τις συνεργασίες, τις χώρες δραστηριοποίησης και τα υφιστάμενα μέτρα συμμόρφωσης της επιχείρησης.
- Πλαίσιο και υποχρεώσεις συμμόρφωσης – Αναγνωρίζουμε τα ενδιαφερόμενα μέρη, τις εφαρμοζόμενες νομικές, κανονιστικές, συμβατικές και εσωτερικές απαιτήσεις και τους παράγοντες που επηρεάζουν το σύστημα.
- Αξιολόγηση κινδύνων δωροδοκίας – Αξιολογούμε ρόλους, συναλλαγές, έργα, γεωγραφικές περιοχές, επαφές με δημόσιους λειτουργούς και τρίτα μέρη, ώστε να καθοριστούν προτεραιότητες και αναλογικά μέτρα.
- Διακυβέρνηση, Πολιτική και αρμοδιότητες – Καθορίζουμε το πεδίο εφαρμογής, την Πολιτική κατά της Δωροδοκίας, τις ευθύνες του διοικητικού οργάνου και της Διοίκησης, τη λειτουργία συμμόρφωσης, τους στόχους και τους πόρους.
- Δέουσα επιμέλεια και λειτουργικοί έλεγχοι – Οργανώνουμε ελέγχους για συνεργάτες, πληρωμές, προμήθειες, εγκρίσεις, δώρα, φιλοξενία, δωρεές, χορηγίες, συγκρούσεις συμφερόντων και άλλες περιοχές αυξημένου κινδύνου.
- Εκπαίδευση, αναφορές και διερεύνηση – Εκπαιδεύουμε τα εμπλεκόμενα στελέχη, οργανώνουμε ασφαλείς διαύλους αναφοράς και καθορίζουμε τον τρόπο αξιολόγησης, διερεύνησης, τεκμηρίωσης και αντιμετώπισης περιστατικών.
- Έλεγχος και υποστήριξη πιστοποίησης – Παρακολουθούμε δείκτες, διενεργούμε εσωτερική επιθεώρηση, υποστηρίζουμε την ανασκόπηση από τη Διοίκηση και προετοιμάζουμε την επιχείρηση για την επιθεώρηση του Φορέα Πιστοποίησης και την αντιμετώπιση τυχόν ευρημάτων.
Η δική μας προσέγγιση – Δεν παραδίδουμε ένα γενικό πακέτο πολιτικών που δεν συνδέεται με τη λειτουργία της επιχείρησης. Σχεδιάζουμε το σύστημα γύρω από τις πραγματικές συναλλαγές, τις εγκρίσεις, τους ανθρώπους και τους συνεργάτες της, ώστε οι έλεγχοι να είναι κατανοητοί, αναλογικοί και εφαρμόσιμοι τόσο για την πιστοποίηση όσο και για την καθημερινή προστασία του οργανισμού.
Το ISO 37001 οργανώνει τις απαιτήσεις του γύρω από έναν ολοκληρωμένο κύκλο κατανόησης του οργανισμού, αξιολόγησης κινδύνων δωροδοκίας, εφαρμογής ελέγχων, παρακολούθησης και συνεχούς βελτίωσης. Η δεύτερη έκδοση ενισχύει ιδιαίτερα την κουλτούρα συμμόρφωσης, τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων και τον σαφή ρόλο της λειτουργίας συμμόρφωσης κατά της δωροδοκίας.
- Πλαίσιο λειτουργίας και κουλτούρα συμμόρφωσης – Κατανόηση του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος, των ενδιαφερόμενων μερών και των συνθηκών που επηρεάζουν τον κίνδυνο δωροδοκίας, μαζί με την ανάπτυξη κουλτούρας ακεραιότητας και συμμόρφωσης.
- Ηγεσία, Πολιτική και ανεξάρτητη λειτουργία συμμόρφωσης – Ενεργός εποπτεία από το διοικητικό όργανο και την ανώτατη διοίκηση, σαφείς αρμοδιότητες και κατάλληλη εξουσία, επάρκεια και ανεξαρτησία της λειτουργίας συμμόρφωσης κατά της δωροδοκίας.
- Αξιολόγηση κινδύνων και σχεδιασμός – Περιοδική αναγνώριση και αξιολόγηση κινδύνων δωροδοκίας και καθορισμός στόχων, ενεργειών και προτεραιοτήτων ανάλογα με τη φύση και την έκθεση του οργανισμού.
- Πόροι, επάρκεια, επικοινωνία και τεκμηρίωση – Διάθεση κατάλληλων πόρων, έλεγχος προσλήψεων σε ευαίσθητες θέσεις, εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση, επικοινωνία της Πολιτικής και έλεγχος των εγγράφων και αρχείων.
- Δέουσα επιμέλεια και οικονομικοί ή μη οικονομικοί έλεγχοι – Αξιολόγηση έργων, συναλλαγών και συνεργατών και εφαρμογή ελέγχων σε πληρωμές, προμήθειες, συμβάσεις, δώρα, φιλοξενία, δωρεές, χορηγίες και άλλες δραστηριότητες αυξημένου κινδύνου.
- Συγκρούσεις συμφερόντων, αναφορές και διερεύνηση – Αναγνώριση και διαχείριση πραγματικών, δυνητικών ή αντιληπτών συγκρούσεων συμφερόντων, ασφαλής αναφορά ανησυχιών και αντικειμενική, εμπιστευτική διερεύνηση πιθανών περιστατικών.
- Αξιολόγηση απόδοσης και συνεχής βελτίωση – Παρακολούθηση του συστήματος, αξιολόγηση συμμόρφωσης, εσωτερικές επιθεωρήσεις, ανασκοπήσεις, διορθωτικές ενέργειες και προσαρμογή των ελέγχων όταν αλλάζουν οι κίνδυνοι ή οι δραστηριότητες.
- Το στοιχείο που ξεχωρίζει στο ISO 37001 – Το πρότυπο δεν περιορίζεται σε γενικές αρχές δεοντολογίας. Απαιτεί στοχευμένη αξιολόγηση κινδύνων, δέουσα επιμέλεια τρίτων μερών, οικονομικούς και μη οικονομικούς ελέγχους, ασφαλή αναφορά ανησυχιών και λειτουργία συμμόρφωσης με κατάλληλη αρμοδιότητα και ανεξαρτησία.
