ISO/IEC 27701:2025 – Σύστημα Διαχείρισης Πληροφοριών Ιδιωτικότητας
Το ISO/IEC 27701:2025 είναι το διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο για την ανάπτυξη και εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Πληροφοριών Ιδιωτικότητας. Βοηθά έναν οργανισμό να διαχειρίζεται με συστηματικό τρόπο τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει, διαβιβάζει ή επεξεργάζεται για λογαριασμό τρίτων.
Το πρότυπο απευθύνεται τόσο σε υπευθύνους επεξεργασίας όσο και σε εκτελούντες την επεξεργασία και μπορεί να εφαρμοστεί από κάθε οργανισμό, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον κλάδο του. Η έκδοση του 2025 είναι αυτοτελές πρότυπο συστήματος διαχείρισης, επομένως μπορεί να εφαρμοστεί και να πιστοποιηθεί ανεξάρτητα, ενώ παράλληλα ενσωματώνεται ομαλά σε ένα υφιστάμενο ISO/IEC 27001.
Στην πράξη, το ISO/IEC 27701 οργανώνει τις ευθύνες, τους κανόνες, τα μέτρα και τα αποδεικτικά στοιχεία που χρειάζεται μια επιχείρηση για να προστατεύει την ιδιωτικότητα, να διαχειρίζεται τους σχετικούς κινδύνους και να αποδεικνύει λογοδοσία απέναντι σε πελάτες, συνεργάτες, εργαζομένους και εποπτικές αρχές.
Σε ποιους απευθύνεται;
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για εταιρείες τεχνολογίας και λογισμικού, παρόχους υπηρεσιών νέφους, οργανισμούς υγείας, χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, ηλεκτρονικά καταστήματα, εταιρείες ανθρώπινου δυναμικού, τηλεπικοινωνίες, εκπαιδευτικούς οργανισμούς, δημόσιους φορείς και κάθε επιχείρηση που διαχειρίζεται σημαντικό όγκο ή ευαίσθητες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων.
Η πραγματική αξία του ISO/IEC 27701 είναι ότι μετατρέπει την προστασία προσωπικών δεδομένων από αποσπασματικές ενέργειες σε ένα ενιαίο, ελεγχόμενο και διαρκώς βελτιούμενο σύστημα.
- Αποδείξιμη λογοδοσία – Οργανωμένη τεκμηρίωση αποφάσεων, ρόλων, ελέγχων και ενεργειών που βοηθά την επιχείρηση να αποδεικνύει υπεύθυνη διαχείριση προσωπικών δεδομένων.
- Καλύτερος έλεγχος των δεδομένων – Σαφής εικόνα για το ποια προσωπικά δεδομένα τηρούνται, γιατί χρησιμοποιούνται, πού βρίσκονται, ποιος έχει πρόσβαση και για πόσο χρόνο διατηρούνται.
- Μείωση κινδύνων ιδιωτικότητας – Συστηματική αναγνώριση και αντιμετώπιση κινδύνων που μπορούν να επηρεάσουν τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων.
- Σαφείς ρόλοι και ευθύνες – Καθορισμός αρμοδιοτήτων μεταξύ διοίκησης, υπευθύνου προστασίας δεδομένων, τμημάτων, χρηστών και εξωτερικών συνεργατών.
- Έλεγχος συνεργατών και εκτελούντων – Αξιολόγηση συμβάσεων, υποχρεώσεων και πρακτικών τρίτων που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό της επιχείρησης.
- Ενίσχυση εμπιστοσύνης – Ισχυρότερη εικόνα απέναντι σε πελάτες, συνεργάτες, επενδυτές και οργανισμούς που ζητούν τεκμηριωμένες εγγυήσεις προστασίας δεδομένων.
- Αποτελεσματικότερη διαχείριση αιτημάτων – Οργανωμένη αντιμετώπιση αιτημάτων πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης.
- Συνεχής βελτίωση – Παρακολούθηση αποτελεσματικότητας, εσωτερικοί έλεγχοι και διορθωτικές ενέργειες που διατηρούν το σύστημα επίκαιρο και λειτουργικό.
- Από τη συμμόρφωση στην επιχειρηματική εμπιστοσύνη – Η προστασία προσωπικών δεδομένων δεν είναι μόνο νομική υποχρέωση. Είναι βασικό στοιχείο αξιοπιστίας, ιδιαίτερα όταν η επιχείρηση διαχειρίζεται δεδομένα πελατών, εργαζομένων, ασθενών ή χρηστών ψηφιακών υπηρεσιών.
Τα τρία πλαίσια είναι στενά συνδεδεμένα, αλλά έχουν διαφορετικό ρόλο. Ο σωστός συνδυασμός τους βοηθά την επιχείρηση να συνδέσει τις νομικές υποχρεώσεις με την ασφάλεια πληροφοριών και με ένα οργανωμένο σύστημα διαχείρισης ιδιωτικότητας.
- GDPR – Νομικό πλαίσιο – Καθορίζει τις υποχρεώσεις για τη νόμιμη, θεμιτή και διαφανή επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων και τις ευθύνες των οργανισμών.
- ISO/IEC 27001 – Ασφάλεια πληροφοριών – Οργανώνει τη διαχείριση των κινδύνων που επηρεάζουν την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα όλων των σημαντικών πληροφοριών.
- ISO/IEC 27701 – Διαχείριση ιδιωτικότητας – Εστιάζει ειδικά στα προσωπικά δεδομένα, στις ευθύνες υπευθύνων και εκτελούντων την επεξεργασία, στους κινδύνους ιδιωτικότητας και στην αποδείξιμη λογοδοσία.
- Πώς λειτουργούν μαζί – Ο GDPR καθορίζει το νομικό αποτέλεσμα που πρέπει να επιτευχθεί. Το ISO/IEC 27001 οργανώνει την ασφάλεια πληροφοριών και το ISO/IEC 27701 προσθέτει ή οργανώνει το εξειδικευμένο πλαίσιο ιδιωτικότητας.
- Σημαντική διευκρίνιση – Η πιστοποίηση ISO/IEC 27701 υποστηρίζει ουσιαστικά τη συμμόρφωση και τη λογοδοσία, αλλά δεν αποτελεί από μόνη της γενική «πιστοποίηση GDPR». Η συμμόρφωση αξιολογείται πάντοτε σε σχέση με τις πραγματικές επεξεργασίες, τη νομοθεσία και τις ιδιαίτερες υποχρεώσεις του οργανισμού.
- Η μεθοδολογία συνεργασίας της ILIS CONSULTING – Η ανάπτυξη του συστήματος πραγματοποιείται σε διαδοχικά και ξεκάθαρα στάδια. Ξεκινάμε από τις πραγματικές δραστηριότητες και τις ροές προσωπικών δεδομένων της επιχείρησης και δημιουργούμε μόνο την τεκμηρίωση και τους ελέγχους που είναι ουσιαστικά χρήσιμοι.
- Αρχική αξιολόγηση και πεδίο εφαρμογής – Καταγράφουμε τις δραστηριότητες, τις εγκαταστάσεις, τα πληροφοριακά συστήματα, τις κατηγορίες δεδομένων και τους οργανωτικούς ρόλους που θα περιληφθούν στο σύστημα.
- Χαρτογράφηση επεξεργασιών και υποχρεώσεων – Αναγνωρίζουμε σκοπούς, νομικές βάσεις, κατηγορίες υποκειμένων, αποδέκτες, χρόνους διατήρησης, διεθνείς διαβιβάσεις και συμβατικές ή κανονιστικές απαιτήσεις.
- Αξιολόγηση κινδύνων ιδιωτικότητας – Εντοπίζουμε κινδύνους για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων και συνδέουμε τη διαδικασία, όπου απαιτείται, με εκτιμήσεις αντικτύπου για την προστασία δεδομένων.
- Σχεδιασμός πολιτικών και ελέγχων – Αναπτύσσουμε τις απαραίτητες πολιτικές, διαδικασίες, αρχεία και μέτρα για συλλογή, χρήση, κοινοποίηση, διατήρηση, διαγραφή και προστασία προσωπικών δεδομένων.
- Συνεργάτες, συμβάσεις και διαβιβάσεις – Οργανώνουμε την αξιολόγηση εκτελούντων την επεξεργασία, τις απαιτήσεις συμβάσεων, την παρακολούθηση υπηρεσιών και τις εγγυήσεις για διεθνείς διαβιβάσεις.
- Εφαρμογή, εκπαίδευση και αποδεικτικά στοιχεία – Υποστηρίζουμε το προσωπικό στην πρακτική εφαρμογή, στην τήρηση αρχείων, στη διαχείριση αιτημάτων και περιστατικών και στη δημιουργία αποδείξεων αποτελεσματικής λειτουργίας.
- Εσωτερικός έλεγχος και υποστήριξη πιστοποίησης – Πραγματοποιούμε εσωτερική επιθεώρηση, ανασκόπηση από τη διοίκηση, διορθωτικές ενέργειες και τελικό έλεγχο ετοιμότητας πριν από την επιθεώρηση του Φορέα Πιστοποίησης.
- Η δική μας προσέγγιση – Δεν δημιουργούμε έναν γενικό φάκελο πολιτικών που δεν συνδέεται με την πραγματική λειτουργία. Το σύστημα σχεδιάζεται πάνω στις πραγματικές επεξεργασίες, στους ανθρώπους, στα πληροφοριακά συστήματα και στους συνεργάτες της επιχείρησής σας.
Το ISO/IEC 27701 οργανώνει την προστασία της ιδιωτικότητας ως συνεχή διοικητική λειτουργία. Οι βασικοί άξονες που πρέπει να λειτουργούν συνδυαστικά είναι οι ακόλουθοι:
- Πλαίσιο λειτουργίας και ενδιαφερόμενα μέρη – Κατανόηση των δραστηριοτήτων, των κατηγοριών προσωπικών δεδομένων, των νομικών απαιτήσεων και των προσδοκιών πελατών, εργαζομένων και συνεργατών.
- Ηγεσία, Πολιτική Ιδιωτικότητας και αρμοδιότητες – Ενεργός συμμετοχή της διοίκησης, σαφής κατανομή ευθυνών και καθορισμός ρόλων για τη λήψη και εφαρμογή αποφάσεων ιδιωτικότητας.
- Διαχείριση κινδύνων και επιπτώσεων – Αναγνώριση κινδύνων που σχετίζονται με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και επιλογή αναλογικών μέτρων για την προστασία των φυσικών προσώπων.
- Κύκλος ζωής προσωπικών δεδομένων – Έλεγχος της συλλογής, χρήσης, κοινοποίησης, αποθήκευσης, διατήρησης, ανωνυμοποίησης και ασφαλούς διαγραφής των δεδομένων.
- Δικαιώματα και διαφάνεια – Σαφής ενημέρωση των φυσικών προσώπων και οργανωμένη διαχείριση των αιτημάτων που αφορούν τα δικαιώματά τους.
- Υπεύθυνοι και εκτελούντες την επεξεργασία – Καθορισμός και τεκμηρίωση των υποχρεώσεων ανάλογα με τον ρόλο κάθε μέρους, με κατάλληλους ελέγχους σε συνεργάτες και προμηθευτές.
- Περιστατικά και παραβιάσεις προσωπικών δεδομένων – Έγκαιρη αναγνώριση, αξιολόγηση, περιορισμός, καταγραφή και, όπου απαιτείται, γνωστοποίηση περιστατικών στις αρμόδιες αρχές και στα επηρεαζόμενα πρόσωπα.
- Αξιολόγηση απόδοσης και συνεχής βελτίωση – Δείκτες, εσωτερικές επιθεωρήσεις, ανασκοπήσεις, διορθωτικές ενέργειες και συστηματική προσαρμογή του συστήματος σε αλλαγές και νέους κινδύνους.
- Η νέα δυνατότητα της έκδοσης 2025 – Το ISO/IEC 27701:2025 είναι αυτοτελές πρότυπο συστήματος διαχείρισης. Μπορεί να πιστοποιηθεί ανεξάρτητα, χωρίς να απαιτεί προηγούμενη πιστοποίηση ISO/IEC 27001, ενώ διατηρεί κοινή δομή και ορολογία για εύκολη ενοποίηση.
