ΕΛΟΤ 1435

Το ΕΛΟΤ 1435 αναπτύχθηκε για να θέσει κοινά και αντικειμενικά κριτήρια επάρκειας στις εταιρείες που αναλαμβάνουν υπηρεσίες επικοινωνίας, ιδιαίτερα όταν διαχειρίζονται έργα του Δημοσίου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα. Η πιστοποίηση μπορεί να αποτελεί απαίτηση συμμετοχής σε διαγωνισμούς ή στοιχείο τεχνικής και επαγγελματικής ικανότητας, ανάλογα με το εφαρμοζόμενο νομικό πλαίσιο και τους όρους της συγκεκριμένης διακήρυξης. Για τον λόγο αυτό, η επιχείρηση πρέπει να ελέγχει όχι μόνο αν διαθέτει πιστοποιητικό, αλλά και αν το πεδίο του καλύπτει ακριβώς τις ζητούμενες υπηρεσίες.

• Πρόσβαση σε νέες ευκαιρίες – Ενισχύεται η δυνατότητα συμμετοχής σε έργα επικοινωνίας δημόσιων φορέων και σε διαγωνισμούς που ζητούν σχετικό πιστοποιητικό συμμόρφωσης.
• Απόδειξη οργανωτικής επάρκειας – Η επιχείρηση παρουσιάζει αντικειμενική απόδειξη ότι διαθέτει δομή, διαδικασίες, στελέχωση και ελέγχους κατάλληλους για σύνθετα έργα.
• Σαφής διαχείριση ευθύνης – Ρόλοι, εγκρίσεις, παραδοτέα και αλλαγές καταγράφονται, περιορίζοντας ασάφειες και διαφωνίες κατά την εκτέλεση του έργου.
• Ελεγχόμενη διαχείριση δημόσιων πόρων – Ο προϋπολογισμός, οι αναθέσεις, τα μέσα, οι συνεργάτες και τα αποδεικτικά υλοποίησης εντάσσονται σε τεκμηριωμένη διαδικασία.
• Ισχυρότερη τεχνική προσφορά – Το πιστοποιημένο σύστημα υποστηρίζει την παρουσίαση της εταιρείας ως αξιόπιστου και ώριμου αναδόχου.
• Ετοιμότητα για έλεγχο – Τα κρίσιμα στοιχεία κάθε έργου είναι οργανωμένα και διαθέσιμα για εσωτερικό, συμβατικό ή εξωτερικό έλεγχο.

Η αξία του ΕΛΟΤ 1435 δεν περιορίζεται στην απόκτηση του πιστοποιητικού. Όταν εφαρμοστεί σωστά, λειτουργεί ως επιχειρησιακό εργαλείο για καλύτερη συνεργασία μεταξύ διοίκησης, εξυπηρέτησης πελατών, στρατηγικής, δημιουργικού, παραγωγής, μέσων και οικονομικής διαχείρισης.

• Καλύτερη εσωτερική οργάνωση – Καθορίζονται αρμοδιότητες, επίπεδα έγκρισης και σαφής ροή από την ανάθεση έως την ολοκλήρωση κάθε έργου.
• Λιγότερα λάθη και καθυστερήσεις – Οι απαιτήσεις, οι αλλαγές, τα χρονοδιαγράμματα και τα παραδοτέα παρακολουθούνται συστηματικά.
• Προστασία της κερδοφορίας του έργου – Η παρακολούθηση προϋπολογισμού, εξωτερικών αναθέσεων, πρόσθετων εργασιών και εγκρίσεων μειώνει μη ελεγχόμενες αποκλίσεις.
• Συνεπής εμπειρία πελάτη – Η επικοινωνία, οι εγκρίσεις και η διαχείριση παραπόνων οργανώνονται, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη και την ικανοποίηση.
• Αξιολόγηση συνεργατών και προμηθευτών – Οι εξωτερικοί συνεργάτες, παραγωγές, μέσα και ειδικοί πάροχοι επιλέγονται και παρακολουθούνται με καθορισμένα κριτήρια.
• Μετρήσιμη αποτελεσματικότητα – Καθορίζονται δείκτες και μέθοδοι αξιολόγησης, ώστε η εταιρεία να μαθαίνει από κάθε καμπάνια και πρόγραμμα.
• Διατήρηση εταιρικής γνώσης – Οι αποφάσεις και οι κρίσιμες πληροφορίες δεν παραμένουν μόνο σε προσωπικά μηνύματα ή στη μνήμη συγκεκριμένων στελεχών.
• Ενίσχυση κύρους στην αγορά – Η πιστοποίηση λειτουργεί ως αναγνωρίσιμο στοιχείο αξιοπιστίας απέναντι σε δημόσιους και ιδιωτικούς πελάτες.

Η κεντρική επιχειρησιακή απαίτηση του ΕΛΟΤ 1435 είναι η ελεγχόμενη διαχείριση του προγράμματος επικοινωνίας. Η εταιρεία πρέπει να αποδεικνύει ότι κατανοεί τι ζητά ο πελάτης, μετατρέπει την ανάγκη σε τεκμηριωμένη πρόταση, ελέγχει την υλοποίηση και αξιολογεί το αποτέλεσμα.

• Αποτύπωση και επιβεβαίωση της ανάγκης – Καταγράφονται ο σκοπός, το κοινό, τα βασικά μηνύματα, οι περιορισμοί, ο προϋπολογισμός, το χρονοδιάγραμμα, οι υποχρεώσεις και τα αναμενόμενα αποτελέσματα.
• Ανάλυση απαιτήσεων και σχεδιασμός στρατηγικής – Η ομάδα αξιολογεί τα δεδομένα, τους κινδύνους, τις εναλλακτικές προσεγγίσεις και τους κατάλληλους διαύλους επικοινωνίας.
• Σύνταξη και έγκριση πρότασης – Η πρόταση περιγράφει αντικείμενο, παραδοτέα, μέσα, προϋπολογισμό, χρόνους, υπευθύνους και τρόπο μέτρησης. Οι εγκρίσεις του πελάτη τεκμηριώνονται.
• Προγραμματισμός και κατανομή πόρων – Ορίζονται ομάδα έργου, συνεργάτες, παραγωγικές ανάγκες, μέσα, προθεσμίες και σημεία ελέγχου.
• Υλοποίηση και παρακολούθηση – Ελέγχονται η ποιότητα των παραδοτέων, η τήρηση χρονοδιαγράμματος, οι αγορές μέσων, οι παραγωγές, οι αλλαγές και οι αποκλίσεις.
• Διαχείριση αλλαγών και πρόσθετων απαιτήσεων – Κάθε ουσιώδης αλλαγή αξιολογείται ως προς κόστος, χρόνο, ποιότητα και συμβατικές επιπτώσεις και εγκρίνεται πριν από την εφαρμογή.
• Παράδοση και τεκμηρίωση ολοκλήρωσης – Συγκεντρώνονται τελικά παραδοτέα, αποδεικτικά προβολής ή εκτέλεσης, οικονομικά στοιχεία και αποδοχή του πελάτη.
• Αξιολόγηση αποτελεσματικότητας και μάθηση – Αναλύονται αποτελέσματα, δείκτες, σχόλια πελάτη, αποκλίσεις και ευκαιρίες βελτίωσης για επόμενα έργα.
• Η ILIS CONSULTING δεν δημιουργεί παράλληλη γραφειοκρατία – Η τεκμηρίωση σχεδιάζεται ώστε να συνδέεται με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιεί η εταιρεία: λογισμικό διαχείρισης έργων, ηλεκτρονική αλληλογραφία, οικονομικό σύστημα, δελτία εργασίας, αρχεία δημιουργικού και αναφορές καμπάνιας.

Η επιτυχημένη επικοινωνία βασίζεται στη δημιουργικότητα, αλλά η επαναλαμβανόμενη ποιότητα απαιτεί διοικητική δομή, κατάλληλους ανθρώπους και ελεγχόμενους πόρους. Το πρότυπο ζητά από την επιχείρηση να μπορεί να αποδεικνύει ότι γνωρίζει τις δυνατότητές της και ότι αναλαμβάνει έργα που μπορεί πράγματι να υποστηρίξει.

• Διοίκηση και οργανωτική δομή – Καθορίζονται υπεύθυνοι, εξουσίες, αναπληρώσεις, όρια εγκρίσεων και σύνδεση μεταξύ εμπορικής, δημιουργικής και επιχειρησιακής λειτουργίας.
• Επιχειρησιακός σχεδιασμός – Η εταιρεία παρακολουθεί στόχους, αγορά, οικονομική επίδοση, ανάγκες ανάπτυξης, κινδύνους και διαθέσιμη δυναμικότητα.
• Επάρκεια ανθρώπινου δυναμικού – Καθορίζονται προσόντα, εμπειρία, εκπαίδευση και αξιολόγηση για ρόλους όπως διεύθυνση έργου, στρατηγική, δημιουργικό, παραγωγή, μέσα και οικονομικός έλεγχος.
• Υποδομές και τεχνολογικά εργαλεία – Ελέγχονται λογισμικά, αρχεία, άδειες, εξοπλισμός, χώροι, μέσα επικοινωνίας και συστήματα που απαιτούνται για την παράδοση της υπηρεσίας.
• Διαχείριση φόρτου και προτεραιοτήτων – Η εταιρεία αξιολογεί τη διαθέσιμη δυναμικότητα πριν αναλάβει νέο έργο και οργανώνει έγκαιρα αναθέσεις ή εξωτερική υποστήριξη.
• Δείκτες και ανασκόπηση από τη Διοίκηση – Η απόδοση του συστήματος παρακολουθείται με στοιχεία όπως χρόνοι παράδοσης, οικονομικές αποκλίσεις, παράπονα, ικανοποίηση πελατών και επίδοση συνεργατών.

Οι υπηρεσίες επικοινωνίας συχνά υλοποιούνται μέσω ενός εκτεταμένου δικτύου: παραγωγές, εκτυπώσεις, οπτικοακουστικά συνεργεία, δημιουργοί περιεχομένου, μέσα ενημέρωσης, ψηφιακές πλατφόρμες, διοργανωτές και εξωτερικοί ειδικοί. Η ευθύνη προς τον πελάτη, όμως, παραμένει στον πάροχο που έχει αναλάβει το έργο.

• Επιλογή και έγκριση συνεργατών – Καθορίζονται κριτήρια τεχνικής ικανότητας, αξιοπιστίας, διαθεσιμότητας, κόστους, συμμόρφωσης και προηγούμενης επίδοσης.
• Σαφείς αναθέσεις και προδιαγραφές – Οι απαιτήσεις, τα παραδοτέα, οι χρόνοι, οι εγκρίσεις, η εμπιστευτικότητα και οι οικονομικοί όροι κοινοποιούνται με σαφήνεια.
• Έλεγχος παραγωγών και παραδοτέων – Πραγματοποιούνται οι κατάλληλοι έλεγχοι πριν από την παράδοση ή τη δημοσίευση, ώστε να αποφεύγονται λάθη, αποκλίσεις και μη εγκεκριμένες εκδόσεις.
• Παρακολούθηση μέσων και προβολής – Τεκμηριώνονται οι εντολές, οι δημοσιεύσεις, οι χρόνοι, οι θέσεις, τα αποδεικτικά και οι συμφωνημένοι δείκτες.
• Οικονομικός έλεγχος του έργου – Παρακολουθούνται προσφορές, δεσμεύσεις, αγορές, τιμολόγια, πρόσθετες εργασίες και αποκλίσεις από τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό.
• Αξιολόγηση επίδοσης – Οι συνεργάτες και οι προμηθευτές επαναξιολογούνται με βάση ποιότητα, χρόνο, ανταπόκριση, κόστος και συμμόρφωση στις απαιτήσεις.
• Ειδική προσοχή στα δικαιώματα και στην εμπιστευτικότητα – Σε έργα επικοινωνίας πρέπει να ελέγχονται συστηματικά ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δικαιωμάτων χρήσης, προσωπικών δεδομένων, εμπιστευτικών πληροφοριών και νόμιμης χρήσης περιεχομένου.

Η μεθοδολογία της ILIS CONSULTING προσαρμόζεται στο μέγεθος, στις υπηρεσίες, στην οργανωτική δομή και στα πραγματικά έργα της εταιρείας επικοινωνίας. Στόχος είναι ένα λειτουργικό σύστημα που υποστηρίζει την καθημερινή εργασία και όχι ένα σύνολο εγγράφων που χρησιμοποιείται μόνο πριν από την επιθεώρηση.

1. Αρχική αποτύπωση και καθορισμός πεδίου – Καταγράφουμε τις υπηρεσίες, τους πελάτες, τα τμήματα, τα εργαλεία, τους συνεργάτες, τα έργα και το πεδίο πιστοποίησης που χρειάζεται η επιχείρηση.
2. Ανάλυση αποκλίσεων – Συγκρίνουμε τον υφιστάμενο τρόπο λειτουργίας με τις απαιτήσεις του ΕΛΟΤ 1435 και εντοπίζουμε ουσιώδεις ελλείψεις, κινδύνους και άμεσες προτεραιότητες.
3. Σχεδιασμός του συστήματος – Καθορίζουμε πολιτική, στόχους, οργανωτική δομή, αρμοδιότητες, ροές εργασίας, εγκρίσεις, δείκτες και ελεγχόμενα αρχεία.
4. Ανάπτυξη διαδικασιών και εργαλείων – Δημιουργούμε πρακτικές διαδικασίες, πρότυπα ενημέρωσης πελάτη, σχέδια έργου, έντυπα εγκρίσεων, ελέγχους παραδοτέων και εργαλεία αξιολόγησης συνεργατών.
5. Πιλοτική εφαρμογή σε πραγματικά έργα – Το σύστημα δοκιμάζεται σε ενεργά ή πρόσφατα έργα, ώστε να εντοπιστούν αδυναμίες και να προσαρμοστεί στις πραγματικές ανάγκες της ομάδας.
6. Εκπαίδευση Διοίκησης και προσωπικού – Τα στελέχη εκπαιδεύονται στις απαιτήσεις που σχετίζονται με τον ρόλο τους, στις εγκρίσεις, στα αρχεία και στη διαχείριση αλλαγών και αποκλίσεων.
7. Εσωτερική επιθεώρηση και ανασκόπηση – Ελέγχουμε συνολικά την εφαρμογή, καταγράφουμε ευρήματα, οργανώνουμε διορθωτικές ενέργειες και υποστηρίζουμε την ανασκόπηση από τη Διοίκηση.
8. Προετοιμασία για τον Φορέα Πιστοποίησης – Πραγματοποιούμε τελικό έλεγχο ετοιμότητας, οργανώνουμε τα αποδεικτικά και προετοιμάζουμε τους εμπλεκόμενους για την επιθεώρηση πιστοποίησης.
9. Υποστήριξη έως την ολοκλήρωση – Παραμένουμε δίπλα στην επιχείρηση κατά την αντιμετώπιση τυχόν ευρημάτων και, εφόσον συμφωνηθεί, στη μετέπειτα συντήρηση και βελτίωση του συστήματος.