GDP Καλλυντικών

• Προστασία ποιότητας και ασφάλειας – Οι συνθήκες αποθήκευσης, χειρισμού και μεταφοράς ελέγχονται ώστε να μην επηρεάζεται η συμμόρφωση των προϊόντων.
• Αποτελεσματική ιχνηλασιμότητα – Η επιχείρηση μπορεί να εντοπίσει γρήγορα την προέλευση, την παρτίδα, τη θέση και τους παραλήπτες κάθε προϊόντος.
• Καλύτερη κανονιστική ετοιμότητα – Οι υποχρεώσεις του διανομέα μετατρέπονται σε σαφείς διαδικασίες, αρμοδιότητες και διαθέσιμα αποδεικτικά στοιχεία.
• Μείωση λαθών και απωλειών – Περιορίζονται λάθος αποστολές, μη ελεγχόμενες επιστροφές, ληγμένα προϊόντα, φθορές και διαφορές αποθέματος.
• Ασφαλέστερη συνεργασία με τρίτους – Μεταφορείς, αποθήκες και εξωτερικοί συνεργάτες επιλέγονται, συμφωνούνται και παρακολουθούνται με καθορισμένα κριτήρια.
• Ταχύτερη διαχείριση ανακλήσεων – Οι παρτίδες και οι παραλήπτες εντοπίζονται χωρίς καθυστέρηση και οι ενέργειες τεκμηριώνονται και ελέγχονται.
• Ενίσχυση εμπορικής αξιοπιστίας – Το οργανωμένο σύστημα διανομής υποστηρίζει συνεργασίες με απαιτητικές αλυσίδες, προμηθευτές και διεθνείς πελάτες.
• Σταθερή καθημερινή λειτουργία – Οι κρίσιμες εργασίες δεν βασίζονται στην εμπειρία μεμονωμένων εργαζομένων αλλά σε κοινές και ελεγχόμενες πρακτικές.

Ο Κανονισμός (ΕΚ) 1223/2009 αποδίδει συγκεκριμένες ευθύνες στους διανομείς καλλυντικών. Πριν διαθέσουν ένα προϊόν στην αγορά, οφείλουν να ενεργούν με τη δέουσα επιμέλεια και να ελέγχουν βασικά στοιχεία συμμόρφωσης που εμπίπτουν στον ρόλο τους. Όσο ένα προϊόν βρίσκεται υπό την ευθύνη τους, πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι συνθήκες αποθήκευσης και μεταφοράς δεν θέτουν σε κίνδυνο τη συμμόρφωσή του. Όταν εντοπίζεται πιθανή μη συμμόρφωση ή κίνδυνος, απαιτείται έγκαιρη επικοινωνία, διορθωτική ενέργεια και συνεργασία με το υπεύθυνο πρόσωπο και τις αρμόδιες αρχές.

• Έλεγχος πριν από τη διάθεση – Επαλήθευση βασικών στοιχείων επισήμανσης, γλωσσικών απαιτήσεων και ημερομηνίας ελάχιστης διατηρησιμότητας, όπου εφαρμόζεται.
• Δέουσα επιμέλεια – Αξιολόγηση πληροφοριών και ενδείξεων που μπορούν να δείξουν ότι ένα προϊόν δεν συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις.
• Προστασία κατά την αποθήκευση και μεταφορά – Διατήρηση κατάλληλων συνθηκών και αποτροπή φθοράς, επιμόλυνσης, αλλοίωσης ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης.
• Διορθωτικές ενέργειες – Δέσμευση, απόσυρση ή ανάκληση προϊόντος, όπου απαιτείται, σε συνεργασία με τα εμπλεκόμενα μέρη.
• Ενημέρωση για κίνδυνο – Άμεση ενημέρωση του υπεύθυνου προσώπου και των αρμόδιων αρχών όταν ένα προϊόν μπορεί να παρουσιάζει κίνδυνο για την ανθρώπινη υγεία.
• Συνεργασία με τις αρχές – Διαθεσιμότητα πληροφοριών και τεκμηρίωσης που αποδεικνύουν τις ενέργειες και τη συμμόρφωση του διανομέα.

Η ασφάλεια της διανομής ξεκινά από τη γνώση και τον έλεγχο των επιχειρήσεων από τις οποίες παραλαμβάνονται και προς τις οποίες διατίθενται τα προϊόντα.

• Έγκριση προμηθευτών – Ελέγχονται η ταυτότητα, η νομιμότητα, ο ρόλος, η αξιοπιστία και η δυνατότητα παροχής των απαιτούμενων στοιχείων.
• Έγκριση πελατών και καναλιών – Η επιχείρηση γνωρίζει σε ποιους διαθέτει προϊόντα και αποφεύγει μη ελεγχόμενα ή ακατάλληλα κανάλια διακίνησης.
• Αξιολόγηση μεταφορέων και αποθηκών – Καθορίζονται απαιτήσεις για συνθήκες, καθαριότητα, ασφάλεια, χειρισμό συμβάντων και πρόσβαση σε αρχεία.
• Γραπτές συμφωνίες – Οι εξωτερικές δραστηριότητες καλύπτονται από σαφείς αρμοδιότητες, επίπεδα υπηρεσίας, απαιτήσεις ποιότητας και δικαίωμα ελέγχου.
• Παρακολούθηση επίδοσης – Καθυστερήσεις, ζημιές, αποκλίσεις θερμοκρασίας, λάθος παραδόσεις και παράπονα αναλύονται και αξιολογούνται.
• Διαχείριση αλλαγών – Αλλαγές σε προμηθευτές, αποθήκες, δρομολόγια, μεταφορείς ή συστήματα αξιολογούνται πριν από την εφαρμογή τους.

Κάθε εισερχόμενη παρτίδα πρέπει να ελέγχεται, να αναγνωρίζεται και να τοποθετείται σε κατάλληλη θέση, με σαφή κατάσταση και χωρίς κίνδυνο σύγχυσης ή αλλοίωσης.

• Έλεγχος παραλαβής – Επαληθεύονται προϊόν, ποσότητα, παρτίδα, κατάσταση συσκευασίας, προμηθευτής και τυχόν ειδικές συνθήκες μεταφοράς.
• Καραντίνα και δέσμευση – Ύποπτα, κατεστραμμένα, επιστρεφόμενα ή μη συμμορφούμενα προϊόντα διαχωρίζονται από το διαθέσιμο απόθεμα.
• Κατάλληλες συνθήκες χώρου – Οι αποθήκες διατηρούνται καθαρές, ασφαλείς και κατάλληλες για τα προϊόντα, με παρακολούθηση συνθηκών όπου απαιτείται.
• Έλεγχος θερμοκρασίας και περιβάλλοντος – Όταν οι προδιαγραφές του προϊόντος το απαιτούν, εφαρμόζονται όρια, καταγραφές, συναγερμοί και ενέργειες σε απόκλιση.
• Περιστροφή αποθέματος – Εφαρμόζονται αρχές πρώτης λήξης ή πρώτης εισόδου και τακτικός έλεγχος ημερομηνιών και αργοκίνητων προϊόντων.
• Ασφάλεια και πρόσβαση – Περιορίζεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και προστατεύονται προϊόντα υψηλής αξίας, δείγματα και δεσμευμένο απόθεμα.

Η σωστή αποστολή απαιτεί επαλήθευση προϊόντος, παρτίδας, ποσότητας και παραλήπτη και κατάλληλη προστασία του φορτίου μέχρι την παράδοση.

• Συλλογή και έλεγχος παραγγελίας – Χρησιμοποιούνται ελεγχόμενες οδηγίες και επαληθεύονται κωδικοί, παρτίδες, ποσότητες και κατάσταση προϊόντος.
• Κατάλληλη συσκευασία μεταφοράς – Τα προϊόντα προστατεύονται από θραύση, διαρροή, υγρασία, υπερβολική θερμότητα, ψύχος και άλλους προβλέψιμους κινδύνους.
• Καθαρά και κατάλληλα οχήματα – Ο χώρος φόρτωσης αξιολογείται ως προς καθαριότητα, οσμές, υγρασία, επιμόλυνση, ασφάλεια και συμβατότητα φορτίων.
• Ειδικές συνθήκες διακίνησης – Οι απαιτήσεις για ευαίσθητα προϊόντα μεταφέρονται στον συνεργάτη και παρακολουθούνται με κατάλληλα μέσα.
• Απόδειξη παράδοσης – Διατηρούνται στοιχεία αποστολής, παραλήπτη, ημερομηνίας, ποσοτήτων και τυχόν συμβάντων κατά την παράδοση.
• Διαχείριση συμβάντων μεταφοράς – Καθυστερήσεις, ατυχήματα, ζημιές, απώλειες ή αποκλίσεις αξιολογούνται πριν από τη διάθεση των επηρεαζόμενων προϊόντων.

Το σύστημα πρέπει να επιτρέπει στην επιχείρηση να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή ποιο προϊόν παρέλαβε, από ποιον, πού αποθηκεύτηκε και σε ποιους παραδόθηκε.

• Ιχνηλασιμότητα προέλευσης – Σύνδεση προϊόντος και παρτίδας με τον προμηθευτή, τον εισαγωγέα ή το υπεύθυνο πρόσωπο.
• Ιχνηλασιμότητα διάθεσης – Καταγραφή των επιχειρήσεων ή διανομέων στους οποίους διατέθηκε η συγκεκριμένη παρτίδα.
• Διατήρηση στοιχείων αλυσίδας – Τα στοιχεία αναγνώρισης στην αλυσίδα εφοδιασμού διατηρούνται για το προβλεπόμενο χρονικό διάστημα.
• Έλεγχος εγγράφων και αρχείων – Διαδικασίες, οδηγίες, έντυπα και ηλεκτρονικά δεδομένα εγκρίνονται, προστατεύονται και ανακτώνται εύκολα.
• Ακεραιότητα ηλεκτρονικών δεδομένων – Τα συστήματα αποθήκης και παραγγελιών διαθέτουν ελεγχόμενη πρόσβαση, αντίγραφα ασφαλείας και καταγραφή κρίσιμων αλλαγών.
• Απογραφή και συμφωνία αποθέματος – Οι διαφορές μεταξύ φυσικού και καταγεγραμμένου αποθέματος διερευνώνται και συνδέονται με πιθανές απώλειες ή λάθη.
• Η ιχνηλασιμότητα πρέπει να λειτουργεί στην πράξη – Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να παράγει γρήγορα αξιόπιστη λίστα προμηθευτών, παρτίδων, αποθέματος και παραληπτών, χωρίς να εξαρτάται από διάσπαρτα αρχεία ή προσωπική μνήμη.

Τα προϊόντα που επιστρέφονται ή παρουσιάζουν πιθανό πρόβλημα δεν μπορούν να επανενταχθούν αυτόματα στο διαθέσιμο απόθεμα. Απαιτείται διαχωρισμός, αξιολόγηση και τεκμηριωμένη απόφαση.

• Επιστροφές – Ελέγχονται η ταυτότητα, η παρτίδα, η ακεραιότητα, οι συνθήκες φύλαξης και ο λόγος επιστροφής πριν από οποιαδήποτε απόφαση.
• Παράπονα – Καταγράφονται, ταξινομούνται και διαβιβάζονται έγκαιρα στο κατάλληλο μέρος, με διατήρηση στοιχείων και παρακολούθηση της έκβασης.
• Μη συμμορφούμενα προϊόντα – Δεσμεύονται, σημαίνονται και προστατεύονται από ακούσια διάθεση μέχρι να αποφασιστεί επιστροφή, καταστροφή ή άλλη ενέργεια.
• Υποψία παραποίησης ή μη νόμιμης προέλευσης – Το προϊόν απομονώνεται και το περιστατικό διερευνάται και γνωστοποιείται στα αρμόδια μέρη, όπου απαιτείται.
• Σοβαρές ανεπιθύμητες ενέργειες – Οι σχετικές πληροφορίες προωθούνται άμεσα στο υπεύθυνο πρόσωπο και αντιμετωπίζονται σύμφωνα με τις κανονιστικές υποχρεώσεις.
• Ανακλήσεις και αποσύρσεις – Υπάρχει σχέδιο ενεργειών, ομάδα, στοιχεία επικοινωνίας, εντοπισμός παραληπτών, συμφωνία ποσοτήτων και έλεγχος αποτελεσματικότητας.
• Δοκιμαστική ανάκληση – Η επιχείρηση ελέγχει περιοδικά ότι μπορεί να εντοπίσει και να ανακτήσει μια παρτίδα μέσα σε αποδεκτό χρόνο.
• Καταστροφή προϊόντων – Η καταστροφή είναι ελεγχόμενη, τεκμηριωμένη και αποτρέπει την επανείσοδο των προϊόντων στην αγορά.

Η ILIS CONSULTING σχεδιάζει το σύστημα GDP πάνω στις πραγματικές αποθήκες, στις ροές, στα πληροφοριακά συστήματα και στο δίκτυο συνεργατών της επιχείρησης. Στόχος είναι ένα λειτουργικό σύστημα που εφαρμόζεται καθημερινά και μπορεί να αξιολογηθεί με αξιόπιστα στοιχεία.

• Αρχική αποτύπωση δραστηριοτήτων – Καταγράφουμε προϊόντα, ρόλους στην αλυσίδα, αποθήκες, κανάλια πώλησης, μεταφορείς, πληροφοριακά συστήματα και υφιστάμενες διαδικασίες.
• Ανάλυση κανονιστικών και λειτουργικών απαιτήσεων – Συνδέουμε τις υποχρεώσεις του διανομέα με τις πραγματικές εργασίες και αναγνωρίζουμε τα σημεία στα οποία απαιτούνται έλεγχοι ή τεκμηρίωση.
• Χαρτογράφηση ροής προϊόντος και δεδομένων – Ακολουθούμε τη διαδρομή από την παραγγελία και την παραλαβή μέχρι την αποθήκευση, την αποστολή, την παράδοση και την επιστροφή.
• Αξιολόγηση κινδύνων διανομής – Εξετάζουμε θερμοκρασία, φθορά, λάθος προϊόν, απώλεια ιχνηλασιμότητας, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, παραποίηση και αδυναμία ανάκλησης.
• Σχεδιασμός διαδικασιών και αρμοδιοτήτων – Καθορίζουμε υπευθύνους, εγκρίσεις, κανόνες παραλαβής, αποθήκευσης, μεταφοράς, επιστροφών, παραπόνων και ανακλήσεων.
• Έλεγχος εξωτερικών συνεργατών – Αναπτύσσουμε κριτήρια επιλογής, αξιολόγησης, συμφωνίες ποιότητας και παρακολούθηση μεταφορέων, αποθηκών και παρόχων εκπλήρωσης παραγγελιών.
• Εκπαίδευση και εφαρμογή – Εκπαιδεύουμε το προσωπικό και υποστηρίζουμε τη δημιουργία πραγματικών αρχείων και τη λειτουργία των ελέγχων.
• Εσωτερική επιθεώρηση και δοκιμή ανάκλησης – Ελέγχουμε χώρους, αρχεία και συναλλαγές και επαληθεύουμε στην πράξη ότι μια παρτίδα μπορεί να εντοπιστεί και να ανακληθεί.
• Τελικός έλεγχος ετοιμότητας – Διορθώνουμε τις αποκλίσεις, ελέγχουμε την πληρότητα της τεκμηρίωσης και προετοιμάζουμε τα στελέχη για την ανεξάρτητη επιθεώρηση.
• Υποστήριξη κατά την αξιολόγηση – Παραμένουμε δίπλα στην επιχείρηση κατά την επιθεώρηση και υποστηρίζουμε την τεκμηριωμένη αντιμετώπιση τυχόν ευρημάτων μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας.
• GDP προσαρμοσμένο στη δική σας αλυσίδα – Δεν εφαρμόζουμε μηχανικά φαρμακευτικά πρότυπα σε καλλυντικά. Αναπτύσσουμε ελέγχους ανάλογους με τα προϊόντα, τις πραγματικές συνθήκες και τον ρόλο της επιχείρησης στην αγορά.

Η ποιότητα του καλλυντικού ξεκινά στην παραγωγή αλλά πρέπει να διατηρείται μέχρι την τελική παράδοση. Για τον λόγο αυτό, το GMP και το GDP λειτουργούν συμπληρωματικά.

• GMP / ISO 22716 – Οργανώνει την παραγωγή, τον έλεγχο, την πλήρωση, τη συσκευασία, την αποθήκευση και την αποστολή από την παραγωγική εγκατάσταση.
• GDP Καλλυντικών – Οργανώνει την παραλαβή, την εμπορική αποθήκευση, τη χονδρική διακίνηση, τη μεταφορά, τις επιστροφές και την ανάκληση μέσα στο δίκτυο διανομής.
• Κοινός στόχος – Η ποιότητα, η ασφάλεια, η αυθεντικότητα και η ιχνηλασιμότητα να μη χάνονται σε κανένα σημείο της εφοδιαστικής αλυσίδας.
• Ενιαίες συμφωνίες και δεδομένα – Παραγωγός, υπεύθυνο πρόσωπο, εισαγωγέας, διανομέας, αποθήκη και μεταφορέας ανταλλάσσουν σαφείς απαιτήσεις και αξιόπιστα στοιχεία.
• Η ILIS CONSULTING μπορεί να αναπτύξει τα δύο συστήματα ανεξάρτητα ή συνδυαστικά – Η επιλογή εξαρτάται από το αν η επιχείρηση παράγει, συσκευάζει, εισάγει, αποθηκεύει ή διανέμει καλλυντικά και από το πεδίο που επιθυμεί να αξιολογήσει.